清代,县以上官署及大多数机关都用架阁库(后改称档房或文卷房、文卷室)保存档案,档案排置在柜架上。没有库房的,其档案保管或置箱收贮,存于有关堂室；或寄屯于私家收藏保管。多因战乱频繁,灾害连年,加之保管不善,档案所毁甚多。清康熙《临湘县志》序云：“兵燹之后,卷帖无存,聊括一二,不无遗珠之叹”。清光绪《巴陵县志》载：“咸丰四年,贼寇陷县城,各署案卷俱焚”。清光绪《华容县志》中也有“因兵燹后,案卷无存”的记载。

民国时期,各级机关设有管卷室保管档案。但管卷室设备简陋,以木柜、木箱、篾篓盛装案卷。档案的虫蛀、鼠咬、霉变等现象普遍存在。20年代末至30年代初,境内档案保管工作有所加强,各县政府管卷室注意库房干燥通风、防火、防潮。每年在入霉时期,管卷员报经县长核准后,择要暴晒文卷一次。管卷室还备有卷柜、卷壳。

民国27～34年日军陷境期间,档案被损毁者甚多,留存下来的极少。38年境内解放前夕,国民党县政府组织烧毁一批档案,其有关人员在逃离时还带走、隐匿了大量重要文件材料。

中华人民共和国成立初期,部分单位和有关人员对档案保管工作尚未引起重视,在接管民国档案后,烧毁或损坏了一些档案。湘阴县人民委员会曾接连三次将保管的部分民国档案烧毁或作纸浆用,其中一次就烧了16担；1952年,岳阳县人民委员会因储藏室起火,也烧毁了一部分民国档案。而各单位形成的档案,亦无专人专室保管,常堆积在业务科室,有的遭散失、损坏,有的被用来作卷烟纸、包装纸等。

1958年后,各部门、各单位相继设立的档案室(馆)利用旧库房或办公用房作档案库房,用各种旧卷柜或木架存放档案。在档案保护工作中,档案馆(室)通常用烟叶、樟树皮、锯木屑、卫生丸防虫；用太平缸、消防桶、喷水枪、泡沫灭火器和灭火弹等防火；用捕鼠架、老鼠投案箱、老鼠药防鼠灭鼠；在档案库房内放置木炭、生石灰、氯化钙降湿防潮;用六六六粉等药剂杀虫、消毒。

60年代初,档案馆(室)开始用白色软皮卷宗作文书档案夹保护案卷。这种档案夹长29厘米,宽21厘米,一直沿用到70年代末。档案馆(室)还制作“八合一”和“十合一”的木制档案柜,每个能存放档案1000卷左右,且坚固、轻巧,便于储运。

“文化大革命”开始后,档案馆库房被非法查封,有些档案馆(室)还遭到造反派的冲击破坏。由于档案干部多方保护,馆(室)所藏档案被抄抢者甚少,但重要档案内容被扩散者较多。1971年后,档案馆(室)普遍添置战备箱。档案馆和一些大中型企业还在偏僻山区、农村建造档案战备后库。岳阳地区档案馆和平江、临湘、汨罗、华容四县档案馆为适应战时疏散,新建了档案库房,但都是按一般办公用房式样建造的,地面不高,墙体不厚,开间狭小,窗户较大,既不抗震,又不能防光、防热、防潮,温湿度也无法调控。

1977年以后,档案库房不断增加。到1982年底,档案馆的库房面积增加到1219平方米,343个县以上机关档案室的库房面积增加到3407平方米,县属以上企业的235个档案室的库房面积增加到2881平方米,301个区、公社、农场档案室有库房3000多平方米。在档案装具上,档案馆(室)逐渐淘汰白色软皮卷宗,改用牛皮纸硬卷皮与卷盒作档案夹。档案馆(室)还添置复印机、去湿机、灭火器、温湿度计、电扇等档案保护设备。档案馆(室)采用自然通风和机械通风相结合的办法,控制和调节库房温湿度；用卫生丸、樟脑晶等防霉防虫；在库房内安装窗帘、白炽灯防紫外光等。同时还对褪变档案进行修裱、复制。到1985年底,综合档案馆共修裱、复制档案1041卷。

1984年以后,有8个综合档案馆、1个城建档案馆和部分企业档案馆新建档案库房，其中大多数库房采用钢筋混凝土框架结构,架空防潮地面,厚墙体,双层防漏、防高温屋顶(有空气隔热层和南北通风口)。进入库房有两道门(安全门、防火门),两道门之间设有过渡间。库内呈半密闭式,环形走廊,南北内外墙均装有对称的两层玻璃、一层纱布、两层窗帘的密闭小窗户,窗户外另有既挡风又遮阳的水泥预制板。库内电路线均采用护导线暗装。每间库房保温门的右上方安有切断电源与报警两用器。除新建档案库房外,还对旧库房进行维修、改造、扩建,改变了档案室“一张桌子半间房,档案资料丢一旁”的历史状况。随着档案库房条件的改善,档案设施的种类和数量也相应增加。

80～90年代,档案馆(室)坚持进行库房温湿度日常测记调控。有些档案馆还测记库外温湿度,根据库内外温湿度差的变化大小确定是否打开门窗、排风扇及开启时间,以便及时采用自然通风调节库房温湿度。部分安有空调机、去湿机等设备的档案库房已达到国家规定的温度14～ 24℃ 、相对湿度45～60%的标准。档案馆(室)坚持对入库前的档案资料和库房进行消毒杀虫,消灭隐藏在库房周围的白蚁。90年代初,境内进行档案虫霉情况普查,在检查的62.3万多卷档案中,无虫、无霉的有61.9万多卷,占99.4%。档案馆(室)还开展对褪变档案的修复工作。仅综合档案馆1986年以后采用修裱、手抄、打印、复印等方法,修复纸张破损、字迹褪色的档案2万多卷,其中国家重点档案3000多卷。档案部门还采取多种措施,加强对档案的安全防范。档案局、馆和立档单位都建立健全档案安全防护组织和值班、岗位责任制、库房管理等制度,对有关人员进行灭火、抗灾、防盗等技能训练,请有关部门进行安全鉴定。在各馆(室)对档案安全防护工作进行自查的基础上,档案行政管理部门统一组织检查,及时发现和消除不安全隐患,对有关设施进行必要的更新、完善。特别是在大灾之年,档案部门在自然灾害到来之前,对档案安全度灾作精心安排和充分准备。市、县(市)两级档案局(科)领导亲临灾区检查,组织人力物力,将可能受到灾害损失的档案资料及时转移到安全地带。