各县（市）史志办、区史志档案局：

鉴于我市各县（市、区）第二轮修志编纂工作已普遍进入资料收集阶段，为搞好资料的收集、整理和志书总纂，请各县（市、区）史志办认真做好以下工作：

一、明确资料收集工作的总体要求、方向和重点

以篇目大纲为依据，以改革开放20多年的发展历程为线索，以志书的时间断限为范围，全面、系统、有序地搜集反映本行政区域（行业、部门）各方面的资料，特别是能够反映时代特色、地域特色和行业特色的资料。同时，资料搜集要以着力挖掘改革开放重大成就和发展脉络的主体资料、典型材料为重点，充实完善背景资料、佐证资料，做到主体事件发展脉络清晰，体现出资料的完整性；以广泛搜集面上的资料为重点，注意兼收点上的资料，做到点面结合，体现出资料的翔实性；以集中搜集“三大文明”建设过程的资料为重点，注意搜集反映成果和问题的资料，做到彰明因果，体现出资料的真实性；以主要搜集文字资料为重点，注意搜集相应的图（地图、照片）、表、音像、实物资料，做到文图并茂，体现出资料的生动性。

二、把握资料搜集的基本途径和原则

1、资料搜集的途径。在搜集资料过程中可以摘抄、复印、拍照、录像、网上下载，但都应标明资料来源。可到本部门资料室、档案室、各科室查找各类文件、工作总结、会议纪要、调查报告、行业报表、本部门简报等文书档案资料及图、照、音像资料等；到省、市、县图书馆、方志馆查找各类报刊、志书、年鉴、著述、行业杂志、文献汇编等报刊图书资料和音像资料等；考证文物、碑刻、遗址等实物资料；通过社会调查、采访、登报、发函、行文等形式向社会征集其他文献资料和回忆录等口碑资料；利用政府和各部门的网站和信息资料库，适当吸收网络资料。

2、资料搜集的原则。遵循先内后外、先近后远、先易后难、先急后缓的原则。先搜集本部门收藏的资料，再到统计、档案等部门查找、补充、核实；先搜集年代近的资料再查找年代远的；先搜集常见的资料，再集中力量搜集难度较大的以及流散、遗缺的资料；先搜集濒于湮灭、急待抢救的资料，再搜集其他的资料；先搜集口碑资料，再搜集文字实物资料。

三、逐步实现资料整理工作的规范化、程序化、标准化运作

将原始资料按不同形式进行流水编号登记，防止资料散失；按照“一事一卡”的原则，分别摘录到统一的资料卡上，写明资料名称、种类、来源等要素，并按照志书篇目归类立卷，集中存放备用；将资料卡上的同类资料进行初步甄别、筛选和编排，整理成资料汇编或资料专题，并对照志书篇目，继续搜集补充资料。原则上应编纂出资料长编。

四、做好基本资料的甄别选用工作

要本着科学分析、实事求是的原则，从资料来源、文稿类型、版本比较等方面入手，通过书证、人证、物证、理证等多种甄别方法考证资料的真实性和准确度，去粗取精，去伪存真，形成权威、可靠、科学的入志资料。同时要加强学习培训，提高资料工作人员识别资料、驾驭资料的意识和能力。

五、积极履行地方志书资料工作的责任

明确专人负责资料工作，要加大对资料工作的人力、物力和财力上的投入，建立健全一整套方志资料搜集、整理、甄别选用的工作体制，以及资料的有效管理和科学利用机制，保证入志资料的质量，为编纂出精品佳志奠定良好基础。

六、做好地方志资料归档工作

各县（市、区）史志办在县（市、区）志出版后，须将该志编纂方案、资料长编、初审、复审、终审志稿等按篇目分类整理，分卷装订，存放本单位资料（档案）室集中保存。

2007年7月26日